Trong quá trình giải quyết các công việc liên quan đến thừa kế, phân chia di sản, điều chỉnh thông tin hộ tịch, giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội hoặc các thủ tục hành chính khác, Giấy chứng tử là một trong những giấy tờ quan trọng để chứng minh một người đã chết.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp gia đình làm thất lạc, hư hỏng Giấy chứng tử hoặc không còn lưu giữ được giấy tờ này sau nhiều năm. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng, nhiều người băn khoăn không biết có thể xin cấp lại Giấy chứng tử hay phải thực hiện thủ tục đăng ký khai tử từ đầu.
Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào? Người dân cần chuẩn bị những giấy tờ gì, nộp hồ sơ ở đâu và thời gian giải quyết bao lâu?
1. Mất Giấy chứng tử có được cấp lại không?
Trước hết, cần hiểu rằng Giấy chứng tử là giấy tờ hộ tịch được cấp khi thực hiện đăng ký khai tử cho một cá nhân. Khi giấy tờ này bị mất, người dân không mặc nhiên phải thực hiện lại thủ tục đăng ký khai tử.
Theo Điều 63 và Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014, cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.
Như vậy, nếu việc khai tử trước đây đã được đăng ký hợp pháp và thông tin vẫn còn được lưu giữ trong Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì người dân có thể yêu cầu cấp bản sao Trích lục khai tử để sử dụng thay cho giấy tờ đã bị mất.
Cần lưu ý, bản sao Trích lục khai tử là giấy tờ hộ tịch hợp pháp, có giá trị chứng minh sự kiện khai tử đã được đăng ký. Người dân không cần phải đăng ký khai tử lại chỉ vì làm mất bản giấy đã được cấp trước đó.
2. Thủ tục xin cấp bản sao Trích lục khai tử
Đây là thủ tục thường gặp nhất khi người thân trong gia đình làm mất Giấy chứng tử.
a) Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Người có yêu cầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã theo quy trình tại địa phương.
Theo quy định về phân định thẩm quyền tại Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền giải quyết các thủ tục hộ tịch thuộc UBND cấp xã.
b) Hồ sơ cần chuẩn bị
Người dân cần chuẩn bị:
– Tờ khai đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu quy định.
– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu như thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác có giá trị chứng minh nhân thân.
– Văn bản ủy quyền nếu thực hiện thủ tục thông qua người đại diện, trừ trường hợp pháp luật quy định không cần chứng thực văn bản ủy quyền.
Để việc tra cứu được thuận lợi, người dân nên cung cấp thêm những thông tin mình biết về người đã mất như họ tên, ngày tháng năm sinh, ngày mất, nơi đăng ký khai tử trước đây và thông tin về người yêu cầu.
Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm tra cứu dữ liệu hộ tịch. Trường hợp không khai thác được thông tin trên hệ thống thì có thể hướng dẫn người dân cung cấp thêm giấy tờ liên quan để xác minh.
c) Trình tự thực hiện
Người dân có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận thủ tục hành chính có thẩm quyền.
– Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
– Thực hiện yêu cầu trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công theo điều kiện và hướng dẫn của hệ thống.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin, tra cứu dữ liệu hộ tịch và thực hiện cấp bản sao Trích lục khai tử nếu đủ điều kiện.
d) Thời gian giải quyết và lệ phí
Theo thông tin thủ tục hành chính được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không thể giải quyết ngay thì trả kết quả vào 09 giờ ngày làm việc tiếp theo.
Mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch đối với bản sao trích lục là 8.000 đồng/bản theo mức phí được công bố tại thủ tục hành chính.
3. Trường hợp nào phải thực hiện thủ tục đăng ký lại khai tử?
Không phải trường hợp mất Giấy chứng tử nào cũng được đăng ký lại khai tử. Pháp luật quy định những điều kiện cụ thể để tránh việc đăng ký trùng lặp một sự kiện hộ tịch.
Theo Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 18/2026/NĐ-CP, việc đăng ký lại khai tử được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện:
– Việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
– Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất.
Như vậy, nếu gia đình chỉ bị mất Giấy chứng tử nhưng Sổ đăng ký khai tử vẫn còn được lưu giữ thì không thuộc trường hợp đăng ký lại khai tử theo quy định này. Người dân nên thực hiện thủ tục xin cấp bản sao Trích lục khai tử.
Hồ sơ đăng ký lại khai tử gồm:
– Tờ khai đăng ký lại khai tử theo mẫu quy định.
– Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.
– Văn bản ủy quyền nếu thực hiện thông qua người được ủy quyền theo quy định.
Người yêu cầu cũng cần xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân theo quy định. Cơ quan hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, xác minh thông tin liên quan trong các cơ sở dữ liệu có thể khai thác.
– Cơ quan giải quyết: UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây.
– Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
Sau khi hồ sơ được xác minh đầy đủ và đáp ứng điều kiện, cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký lại khai tử và cấp Trích lục khai tử cho người yêu cầu.
4. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
Để tránh mất thời gian đi lại và chuẩn bị hồ sơ nhiều lần, người dân cần lưu ý một số vấn đề sau:
– Thứ nhất, cần xác định rõ thời điểm đăng ký khai tử trước đây.
Đối với trường hợp đăng ký khai tử trước ngày 01/01/2016, nếu cả Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì mới xem xét thủ tục đăng ký lại khai tử. Không nên nhầm lẫn giữa thủ tục cấp bản sao trích lục và đăng ký lại khai tử.
– Thứ hai, nên cung cấp đầy đủ thông tin của người đã mất.
Trường hợp không còn Giấy chứng tử, người dân nên cung cấp chính xác họ tên, ngày tháng năm sinh, thời điểm chết, nơi cư trú trước khi chết và địa phương đã đăng ký khai tử để cơ quan hộ tịch thuận lợi trong việc tra cứu, xác minh.
– Thứ ba, cần bảo quản cẩn thận bản sao Trích lục khai tử sau khi được cấp.
Đây là giấy tờ có ý nghĩa quan trọng trong các thủ tục liên quan đến khai nhận di sản thừa kế, phân chia tài sản, sang tên quyền sử dụng đất, giải quyết chế độ tử tuất và các quan hệ pháp lý khác.
Mất Giấy chứng tử không phải là vấn đề quá phức tạp nếu sự kiện khai tử trước đây đã được đăng ký và thông tin vẫn còn được lưu giữ. Trong phần lớn trường hợp, người dân chỉ cần thực hiện thủ tục xin cấp bản sao Trích lục khai tử mà không phải đăng ký khai tử lại từ đầu.
Tuy nhiên, đối với những trường hợp khai tử đã được đăng ký từ lâu, sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị thất lạc, người dân cần xác định có đủ điều kiện đăng ký lại khai tử theo quy định pháp luật hay không.
Việc xác định đúng thủ tục và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong quá trình giải quyết các công việc liên quan.
PHÒNG PHÁP LÝ – VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ĐỨC TRỌNG
| Trụ sở chính | Tầng 3, Tòa nhà Thương mại TTC Plaza Đức Trọng, 713 Quốc lộ 20, Đức Trọng, Lâm Đồng. |
| Văn phòng tại TP. HCM | 520/75 Quốc lộ 13, phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh. |
| Hotline | 0961 523 300 |
| Website | luatductrong.com |
| ls.quynhmi@gmail.com |
